Assim como vários aspectos de nossa vida, a integração de novos profissionais às empresas, também conhecida como onboarding, precisou adaptar-se ao isolamento social imposto pela quarentena. Se o processo já apresenta desafios quando feito presencialmente, o que fazer para garantir que seja efetivo a distância?

Onboarding dos sonhos em época de confinamento

Apesar da paralisação da economia, alguns segmentos continuam contratando e encontrando meios para recepcionar os novos profissionais, mesmo sem contato físico.

O onboarding começa antes do primeiro dia de trabalho. Em tempos “normais”, ele pode ser virtual, presencial ou combinar as duas maneiras. Mas em época de confinamento os cuidados com a forma e o conteúdo devem ser redobrados.

O tradicional kit de boas-vindas, agora deve incluir itens para home office, como laptop, cabos, conexões e contatos do suporte de TI, além de um manual básico de regras de utilização, preservação dos equipamento e segurança da informação, mas um brinde que faça o novo colaborador sentir-se acolhido não pode ficar de fora.

Vídeos que traduzam a cultura organizacional, com depoimentos de executivos da empresa, também são uma ótima opção.

É importante lembrar de digitalizar documentos referentes a benefícios, código de conduta e todos os outros utilizados no onboarding presencial.

Manter uma programação de videoconferências com pares e gestores para recepcionar o profissional funciona muito bem. Várias empresas já utilizam e vão incrementar o uso de ferramentas de assessment on-line, o que ajuda o RH a acompanhar o processo de onboarding em andamento.

As ferramentas de integração são muitas, mas não podemos nos esquecer de que, antes de tudo, o novo profissional deve se sentir acolhido, independentemente do formato empregado.

Agora vamos relembrar as etapas do processo onboarding para sempre tê-las em mente em qualquer circunstância.

Começa pela seleção

Definir o perfil do profissional a ser contratado parece simples, mas não é. Normalmente avalia-se o currículo e a experiência. Porém, outros requisitos merecem toda a nossa atenção, como habilidades, valores, aderência à cultura organizacional e à nova equipe.

O processo seletivo é mais assertivo quando várias pessoas entrevistam o candidato. Assim, ele tem a oportunidade de conhecer o estilo de gestão da empresa e os entrevistadores podem cruzar percepções, diminuindo a possibilidade de erro.

Profissional selecionado e o onboarding começa? Não. O onboarding já começou no primeiro contato da empresa com o candidato. Daí a importância da postura de RH, dos entrevistadores, a organização do processo seletivo etc. É a cultura organizacional fazendo-se presente.

Qual é a cultura da empresa? Se é encantar, encante o candidato. Se é surpreender, surpreenda o candidato. Se é passar uma boa experiência, ofereça a melhor experiência.

O papel do RH

Manter canal aberto com o recém-admitido para tirar dúvidas até que ele encontre os caminhos por si só é o mínimo que podemos fazer. Claro que esse canal, no momento, deve ser virtual.

Orientar constantemente os gestores para realizar um bom onboarding é essencial. Eles são os responsáveis pela sensação de acolhida do novo colaborador. Isso inclui apresentá-lo ao time, explicar tudo o que for necessário, organizar momentos de integração a distância, manter o canal de comunicação sempre aberto, conversar, conversar e conversar.

Para cada nível hierárquico contratado podemos usar metodologias diferentes para garantir o onboarding:

• Técnicos – garantir a formação necessária desde sua chegada com um programa de desenvolvimento.
• Gestores – preparar uma agenda de integração que contemple conversas com outros gestores e áreas correlatas.
• Alta gestão – às vezes vale a pena investir em um mentor. É nesta categoria que a rápida adaptação faz a diferença e a mentoria com alguém que conheça melhor a cultura da empresa e seus meandros facilita muito.

Para todas essas metodologias existem alternativas virtuais.

O personagem mais importante do onboarding: o gestor

Como já falamos, é o gestor quem comanda o desenvolvimento do novo colaborador. A ele cabe perceber os gaps, clarificar seu papel e responsabilidades, facilitar a relação com os demais colaboradores e dar feedback. Ou seja, a verdadeira integração é o gestor quem faz.

Acabou o onboarding? Ainda não

Ele continua todas as vezes que mudanças acontecem: uma promoção, mudança de área, mudança de processos, casos de fusão e aquisição etc.

O melhor recado que posso deixar para vocês é: não existe onboarding de um dia ou de uma semana. Todo onboarding é um processo permanente, que garante ou não o sucesso de um colaborador em seu novo desafio.